Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit personenbezogenen Daten passiert, wenn diese Website besucht oder unsere Dienste genutzt werden. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann.

Datenerfassung auf dieser Website

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Verantwortliche Stelle“ dieser Datenschutzerklärung.

Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Nutzer uns diese mitteilen, zum Beispiel über ein Kontaktformular, ein Paket-Anfrageformular, per E-Mail oder durch Eingaben in einen Chatbot.

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten, zum Beispiel IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Serveranfrage und technische Zugriffsdaten.

Wofür nutzen wir Daten?

Wir nutzen personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Vorbereitung und Durchführung von Verträgen, zur Einrichtung und Betreuung von Chatbot-Lösungen, zur technischen Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Abrechnung unserer Leistungen.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

Diese Website wird technisch über Cloudflare Workers bereitgestellt.

Anbieter:

Cloudflare verarbeitet technische Zugriffsdaten, die für die Auslieferung, Sicherheit und Stabilität der Website erforderlich sind. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Protokolldaten gehören.

Die Nutzung von Cloudflare erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung der Website sowie im Schutz vor Angriffen und Missbrauch.

Soweit Cloudflare personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung bzw. entsprechender Datenschutzbedingungen.

Beim Besuch dieser Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet, die der Browser des Nutzers an unsere Systeme bzw. an eingesetzte technische Dienstleister übermittelt.

Dies können insbesondere sein:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• aufgerufene Seiten oder Dateien
• technische Status- und Fehlercodes

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung, Stabilität, Sicherheit und Optimierung der Website.

Wenn Nutzer uns per Kontaktformular, Paket-Anfrageformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

Je nach Formular können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Vorname
• Unternehmensname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Website des Unternehmens
• gewünschtes Paket
• Anfrageinhalt
• Angaben zum gewünschten Chatbot
• Branding-Angaben wie Farben, Logo oder Designwünsche
• Links zu Preislisten, Leistungsseiten, FAQs oder weiteren Dokumenten
• interne Bearbeitungsstände der Anfrage

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In sonstigen Fällen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung eingehender Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zur Speicherung und Verwaltung von Anfragen, Konfigurationsdaten, Bot-Daten, Kundendaten und Nutzungsdaten verwenden wir Firebase bzw. Google Cloud Firestore.

Anbieter:

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Anfrage- und Kontaktdaten
• Unternehmensdaten
• ausgewählte Pakete
• Bot-Konfigurationen
• Branding-Angaben
• Gesprächs- und Nutzungsdaten
• technische Statusinformationen
• administrative Bearbeitungsdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur sicheren Verwaltung und technischen Bereitstellung unserer Dienste auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit Google personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen.

Wir stellen KI-gestützte Chatbot-Lösungen zur digitalen Kundenkommunikation bereit. Bei Nutzung eines Chatbots können die vom Nutzer eingegebenen Inhalte verarbeitet werden, um automatisierte Antworten zu erzeugen, Anfragen vorzusortieren oder eine Weiterleitung an den jeweiligen Anbieter bzw. Kunden vorzubereiten.

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Texteingaben im Chat
• Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, sofern freiwillig angegeben
• Anliegen oder Anfrageinhalt
• technische Sitzungsdaten
• Bot-ID
• Gesprächs-ID
• Zeitstempel
• Nutzungs- und Limitdaten

Die Verarbeitung erfolgt je nach Kontext auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen und der Bereitstellung automatisierter Kommunikationsdienste.

Chatbot-Daten werden nicht zu Marketingzwecken verkauft.

Für smartchatservice24.com ist Smart Service Solution verantwortlich. Bei Kundenbots, die auf Webseiten von Kunden eingesetzt werden, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde für die Verarbeitung der Daten seiner Website-Besucher verantwortlich.

Smart Service Solution verarbeitet diese Daten als technischer Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden, soweit keine eigene gesetzliche Verantwortlichkeit besteht.

Zur Erzeugung KI-gestützter Antworten kann eine OpenAI-API eingesetzt werden. Wenn ein Kunde einen eigenen OpenAI-API-Schlüssel oder eigenen OpenAI-Account bereitstellt, ist der Kunde Vertragspartner von OpenAI.

Der Kunde ist dann verantwortlich für die Rechtsgrundlage, die Information seiner Website-Besucher, Datenschutzvereinbarungen mit OpenAI, die Drittlandprüfung und die Prüfung, welche Daten an OpenAI übermittelt werden dürfen.

Smart Service Solution leitet in diesem Fall nur technisch die für die Chatbot-Funktion erforderlichen Inhalte an die konfigurierte Schnittstelle weiter.

Nutzer sollten keine sensiblen Daten, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten, Ausweisdaten oder vertrauliche Informationen in den Chat eingeben, sofern dies nicht erforderlich ist.

Die konkrete Datenschutzinformation für den jeweiligen Kundenbot muss der jeweilige Kunde in seiner eigenen Datenschutzerklärung bereitstellen.

Wir nutzen Stripe zur Zahlungsabwicklung. Bei Buchung kostenpflichtiger Leistungen können Daten an Stripe übermittelt werden.

Anbieter:

Zu den übermittelten Daten gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, gebuchtes Paket, Transaktionsdaten und weitere für die Zahlungsabwicklung erforderliche Informationen.

Zweck der Verarbeitung ist die Vertragsdurchführung und Zahlungsabwicklung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Stripe kann Daten auch eigenverantwortlich verarbeiten, zum Beispiel zur Sicherheit, Betrugsprävention, Zahlungsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Zahlungs- und Rechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe ergeben sich aus den Datenschutzinformationen von Stripe.

Diese Website kann technisch notwendige Cookies oder Local-Storage-Einträge verwenden, um Grundfunktionen der Website und des Dashboards bereitzustellen.

Dies kann insbesondere erforderlich sein für:

• Admin-Login
• Session-Verwaltung
• Sicherheit
• Formularfunktionen
• Chat-Sitzungen
• Speicherung einer Gesprächs-ID
• Vermeidung mehrfacher Zählung einer Konversation

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website und der Dienste. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 TDDDG.

Wir setzen derzeit keine externen Analyse- oder Marketing-Tracking-Tools wie Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Werbetracker ein.

Sollten solche Dienste zukünftig eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

Diese Website lädt keine externen Google Fonts von Google-Servern, sofern dies technisch nicht ausdrücklich anders umgesetzt ist. Schriftarten werden lokal oder über Systemschriften bereitgestellt. Dadurch findet beim bloßen Laden der Schriftarten keine Verbindung zu Google-Servern statt.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Daten aus Anfragen und Kontaktformularen werden gelöscht, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Vertrags- und Rechnungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Chat- und Nutzungsdaten werden gespeichert, soweit dies für die Bereitstellung, technische Absicherung, Abrechnung, Fehleranalyse oder Vertragserfüllung erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

Wir setzen technische Dienstleister ein, insbesondere Hosting-, Datenbank-, Zahlungs- und Kommunikationsdienstleister. Dazu können insbesondere Cloudflare, Firebase/Google, Stripe und – je nach Konfiguration des jeweiligen Kundenbots – OpenAI gehören.

Der Einsatz erfolgt, soweit erforderlich, auf Grundlage geeigneter Verträge zur Auftragsverarbeitung oder sonstiger datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

Personenbezogene Daten können an technische Dienstleister übermittelt werden, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Verträgen, zur Zahlungsabwicklung oder zum Betrieb des Chatbots erforderlich ist.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte können sich betroffene Personen über die im Impressum genannten Kontaktdaten oder per E-Mail an kontakt@smartchatservice24.com an uns wenden.

Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird widersprochen. Wir behalten uns rechtliche Schritte im Fall unverlangter Werbezusendungen vor.

Diese Website nutzt SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung ist daran erkennbar, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt. Dadurch können übermittelte Daten nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Version.

Kunden, die einen Chatbot von Smart Service Solution auf ihrer eigenen Website einsetzen, sollten ihre eigene Datenschutzerklärung ergänzen.

Dieser Textbaustein ist ein Muster und muss vom jeweiligen Kunden an die eigene Website, Konfiguration, Rechtsgrundlage, Dienstleister und Speicherdauer angepasst werden.

Mustertext: Auf dieser Website wird ein Chatbot von Smart Service Solution eingesetzt. Zweck des Chatbots ist die automatische Beantwortung von Anfragen, die Kontaktaufnahme und die strukturierte Erfassung von Kundenanfragen.

Dabei können insbesondere Chatnachrichten, technische Zugriffsdaten, Datum und Uhrzeit sowie freiwillig angegebene Kontaktdaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist je nach Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen und der Verbesserung des Kundenservice.

Der Chatbot kann je nach Konfiguration KI-Funktionen über OpenAI verwenden. Wenn der Kunde einen eigenen OpenAI-API-Schlüssel nutzt, ist der Kunde für die datenschutzrechtliche Einbindung verantwortlich.

Nutzer sollten keine sensiblen Daten, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten oder vertrauliche Informationen in den Chat eingeben, sofern dies nicht erforderlich ist.

Die Speicherdauer hängt vom Zweck der Anfrage ab. Reine Chatverläufe ohne weiterführende Anfrage werden regelmäßig nach kurzer Zeit gelöscht. Anfragen mit Kontakt- oder Vertragsbezug können länger gespeichert werden, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.