Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit personenbezogenen Daten passiert, wenn diese Website besucht oder unsere Dienste genutzt werden. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann.

Datenerfassung auf dieser Website

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Verantwortliche Stelle“ dieser Datenschutzerklärung.

Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Nutzer uns diese mitteilen, zum Beispiel über ein Kontaktformular, ein Paket-Anfrageformular, per E-Mail oder durch Eingaben in einen Chatbot oder durch einen Anruf bei unserer KI-gestützten Telefonassistenz.

Neben digitalen Chatbot-Lösungen (Smart Chat 24/7) betreiben und richten wir auch KI-gestützte Telefonassistenten ein (Smart Voice 24/7). Dabei können eingehende Anrufe entgegengenommen, Anliegen strukturiert aufgenommen sowie Rückrufe und Terminwünsche vorbereitet werden. Hinzu kommen die technische Bereitstellung und Betreuung dieser Voice-Lösungen.

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten, zum Beispiel IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Serveranfrage und technische Zugriffsdaten.

Wofür nutzen wir Daten?

Wir nutzen personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Vorbereitung und Durchführung von Verträgen, zur Einrichtung und Betreuung von Chatbot-Lösungen, sowie von KI-gestützten Telefonassistenten, zur strukturierten Aufnahme telefonischer Anliegen und zur Vorbereitung von Rückrufen und Terminwünschen, zur technischen Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Abrechnung unserer Leistungen.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

Diese Website wird technisch über Cloudflare Workers bereitgestellt.

Anbieter:

Cloudflare verarbeitet technische Zugriffsdaten, die für die Auslieferung, Sicherheit und Stabilität der Website erforderlich sind. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Protokolldaten gehören.

Die Nutzung von Cloudflare erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung der Website sowie im Schutz vor Angriffen und Missbrauch.

Soweit Cloudflare personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung bzw. entsprechender Datenschutzbedingungen.

Beim Besuch dieser Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet, die der Browser des Nutzers an unsere Systeme bzw. an eingesetzte technische Dienstleister übermittelt.

Dies können insbesondere sein:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• aufgerufene Seiten oder Dateien
• technische Status- und Fehlercodes

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung, Stabilität, Sicherheit und Optimierung der Website.

Wenn Nutzer uns per Kontaktformular, Paket-Anfrageformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

Je nach Formular können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Vorname
• Unternehmensname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Website des Unternehmens
• gewünschtes Paket
• Anfrageinhalt
• Angaben zum gewünschten Chatbot
• Branding-Angaben wie Farben, Logo oder Designwünsche
• Links zu Preislisten, Leistungsseiten, FAQs oder weiteren Dokumenten
• interne Bearbeitungsstände der Anfrage

Im Rahmen einer Anfrage zu Smart Voice 24/7 können zusätzlich insbesondere folgende Angaben übermittelt werden, soweit sie vom anfragenden Unternehmen bereitgestellt werden:

• gewünschtes Voice-Paket
• Branche
• geschätztes Anrufvolumen
• gewünschter Assistentenname
• Unternehmensname und Angaben zur Aussprache
• Standort oder Einzugsgebiet
• Öffnungszeiten
• Leistungen und Angebote
• Rückrufzeitraum
• Angaben zu Notdienst oder Dringlichkeit
• gewünschte Anfragekategorien
• gewünschte Gesprächsabläufe
• Rückruf- und Terminlogik
• besondere Unternehmensinformationen
• Telefonnummern oder sonstige Kontaktwege

Diese Angaben werden im Rahmen einer manuellen Anfrage oder Einrichtung übermittelt und verarbeitet; sie werden nicht automatisiert aus Telefonaten erhoben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In sonstigen Fällen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung eingehender Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zur Speicherung und Verwaltung von Anfragen, Konfigurationsdaten, Bot-Daten, Kundendaten und Nutzungsdaten verwenden wir Firebase bzw. Google Cloud Firestore.

Anbieter:

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Anfrage- und Kontaktdaten
• Unternehmensdaten
• ausgewählte Pakete
• Bot-Konfigurationen
• Branding-Angaben
• Gesprächs- und Nutzungsdaten aus dem Chat (Smart Chat 24/7)
• technische Statusinformationen
• administrative Bearbeitungsdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur sicheren Verwaltung und technischen Bereitstellung unserer Dienste auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit Google personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen. Daten aus Smart-Voice-Telefonaten werden derzeit nicht automatisiert in Firebase oder Google Cloud Firestore gespeichert; die vorstehend genannten Gesprächs- und Nutzungsdaten beziehen sich auf Smart Chat 24/7.

Wir stellen KI-gestützte Chatbot-Lösungen zur digitalen Kundenkommunikation bereit. Bei Nutzung eines Chatbots können die vom Nutzer eingegebenen Inhalte verarbeitet werden, um automatisierte Antworten zu erzeugen, Anfragen vorzusortieren oder eine Weiterleitung an den jeweiligen Anbieter bzw. Kunden vorzubereiten.

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Texteingaben im Chat
• Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, sofern freiwillig angegeben
• Anliegen oder Anfrageinhalt
• technische Sitzungsdaten
• Bot-ID
• Gesprächs-ID
• Zeitstempel
• Nutzungs- und Limitdaten

Die Verarbeitung erfolgt je nach Kontext auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen und der Bereitstellung automatisierter Kommunikationsdienste.

Chatbot-Daten werden nicht zu Marketingzwecken verkauft.

Für smartchatservice24.com ist Smart Service Solution verantwortlich. Bei Kundenbots, die auf Webseiten von Kunden eingesetzt werden, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde für die Verarbeitung der Daten seiner Website-Besucher verantwortlich.

Smart Service Solution verarbeitet diese Daten als technischer Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden, soweit keine eigene gesetzliche Verantwortlichkeit besteht.

Zur Erzeugung KI-gestützter Antworten kann eine OpenAI-API eingesetzt werden. Wenn ein Kunde einen eigenen OpenAI-API-Schlüssel oder eigenen OpenAI-Account bereitstellt, ist der Kunde Vertragspartner von OpenAI.

Der Kunde ist dann verantwortlich für die Rechtsgrundlage, die Information seiner Website-Besucher, Datenschutzvereinbarungen mit OpenAI, die Drittlandprüfung und die Prüfung, welche Daten an OpenAI übermittelt werden dürfen.

Smart Service Solution leitet in diesem Fall nur technisch die für die Chatbot-Funktion erforderlichen Inhalte an die konfigurierte Schnittstelle weiter.

Nutzer sollten keine sensiblen Daten, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten, Ausweisdaten oder vertrauliche Informationen in den Chat eingeben, sofern dies nicht erforderlich ist.

Die konkrete Datenschutzinformation für den jeweiligen Kundenbot muss der jeweilige Kunde in seiner eigenen Datenschutzerklärung bereitstellen.

Smart Voice 24/7 ist eine KI-gestützte Telefonassistenz. Sie kann eingehende Anrufe annehmen, allgemeine Fragen zum Unternehmen beantworten, Anliegen strukturiert erfassen, Rückruf- und Terminwünsche aufnehmen, Anfragen kategorisieren, eine angegebene Dringlichkeit erfassen und die weitere Bearbeitung durch das Unternehmen vorbereiten. Es kann nicht zugesichert werden, dass jedes Anliegen vollständig oder fehlerfrei verstanden wird.

Je nach Gespräch und Konfiguration können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• übermittelte Rufnummer
• technische Verbindungsdaten
• Name
• Firma
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Branche
• Anliegen
• Interesse an einer Leistung
• Rückrufwunsch
• Terminwunsch
• Dringlichkeit
• Anfragekategorie
• Datum und Uhrzeit
• Gesprächsdauer
• Verbindungs- und Bearbeitungsstatus
• während des Gesprächs übermittelte Inhalte

Nicht bei jedem Gespräch werden sämtliche dieser Daten erhoben; maßgeblich sind der jeweilige Gesprächsverlauf und die Konfiguration.

Die Verarbeitung dient insbesondere folgenden Zwecken:

• technische Durchführung des Telefonats
• Beantwortung allgemeiner Fragen
• Erfassung und Strukturierung des Anliegens
• Vorbereitung eines Rückrufs
• Vorbereitung eines Terminwunsches
• Verbesserung der betrieblichen Erreichbarkeit
• Fehleranalyse und technische Absicherung, soweit erforderlich

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung eingehender Anrufe, der technischen Bereitstellung, der Sicherheit und der Verbesserung der Erreichbarkeit. Soweit eine gesetzliche Pflicht besteht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Sprachdaten werden während des Anrufs in Echtzeit technisch übertragen und verarbeitet, damit die Telefonassistenz das Anliegen verstehen und darauf reagieren kann. Eine dauerhafte Speicherung des Gesprächs als Audioaufzeichnung ist für Smart Voice 24/7 derzeit nicht aktiviert.

Smart Voice 24/7 trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über die anrufende Person. Die Assistenz dient als Werkzeug zur Erfassung und Vorbereitung der weiteren Bearbeitung.

Anrufer sollten insbesondere folgende Daten nicht nennen, sofern dies für das Anliegen nicht zwingend erforderlich und ausdrücklich vorgesehen ist:

• Zahlungs- oder Kreditkartendaten
• Passwörter
• PINs
• Zugangsdaten
• Ausweisdaten
• vollständige Bankdaten
• besondere Kategorien personenbezogener Daten
• medizinische Diagnosen
• sonstige hochsensible oder vertrauliche Informationen

Smart Voice 24/7 ist nicht als Notrufsystem vorgesehen und ersetzt keine medizinische, rechtliche oder sicherheitskritische Beratung.

Rollenverteilung: Wenn eine Person die eigene Geschäfts- oder Demo-Telefonnummer von Smart Service Solution anruft, verarbeitet Smart Service Solution die dabei anfallenden Daten als verantwortliche Stelle.

Wird Smart Voice 24/7 für ein Kundenunternehmen eingesetzt, ist grundsätzlich das Kundenunternehmen für Zweck, Inhalt und Einsatz der Telefonassistenz verantwortlich. Smart Service Solution verarbeitet die Daten dort grundsätzlich als technischer Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter, soweit die Verarbeitung nach dokumentierter Weisung des Kunden erfolgt.

Das jeweilige Kundenunternehmen muss dabei insbesondere:

• eine eigene Datenschutzinformation bereitstellen
• geeignete Rechtsgrundlagen prüfen
• die zulässigen Gesprächsinhalte und Datenkategorien festlegen
• die Anrufer transparent über den Einsatz einer KI-gestützten Telefonassistenz informieren
• sicherstellen, dass keine unzulässigen sensiblen Daten abgefragt werden

Eine abschließende, pauschale datenschutzrechtliche Rollenfeststellung für jeden denkbaren Einsatzfall ist damit nicht verbunden; die Rollen richten sich nach der konkreten Ausgestaltung im Einzelfall.

Für den Betrieb von Smart Voice 24/7 setzen wir technische Dienstleister ein. Personenbezogene Daten werden nur insoweit übermittelt, wie dies für die jeweilige technische Funktion erforderlich ist.

Retell AI

Retell AI dient insbesondere folgenden Funktionen:

• Orchestrierung der KI-Telefonassistenz
• Echtzeitverarbeitung des Gesprächs
• Steuerung des Gesprächsablaufs
• Post-Call-Analysis
• vorübergehende Anzeige strukturierter Extraktionsfelder im Dashboard

Für den eingesetzten Retell-Agenten ist der Speichermodus „Basic Attributes Only“ aktiviert. Dadurch werden im regulären Retell-Datenbestand keine Transkripte, Audioaufzeichnungen oder vollständigen Gesprächslogs gespeichert. Für die dort vorübergehend verarbeiteten Sitzungs-, Basis- und Post-Call-Daten ist eine Aufbewahrungsfrist von sieben Tagen konfiguriert. Nach Ablauf wird die jeweilige Sitzung entsprechend der Retell-Konfiguration aus der regulären Sitzungshistorie und den abrufbaren Sitzungsdaten entfernt. Bestimmte technisch erforderliche grundlegende Metadaten können nach Maßgabe des Dienstleisters intern weiterverarbeitet werden. Diese Frist bezieht sich auf die bei Retell aufbewahrten Daten und nicht auf sämtliche Daten aller beteiligten Anbieter.

Twilio

Twilio dient insbesondere der Bereitstellung der Telefonnummer, der SIP-Telefonie sowie dem Aufbau und der Übertragung des Anrufs. Dabei können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden:

• Rufnummer
• Zeitpunkt des Anrufs
• Dauer
• Status
• technische Routing- und Verbindungsinformationen

Für die von Twilio verarbeiteten technischen Verbindungs- und Abrechnungsdaten wird in dieser Datenschutzerklärung keine konkrete Speicherfrist zugesagt.

ElevenLabs

ElevenLabs dient der technischen Sprachausgabe, also der Erzeugung der synthetischen Stimme der Telefonassistenz.

OpenAI bzw. konfigurierter KI-Modellanbieter

Zur Erzeugung einer passenden Antwort wird der sprachlich aufbereitete Gesprächskontext durch ein KI-Sprachmodell verarbeitet, das über die konfigurierte Retell-Umgebung eingebunden ist (derzeit ein OpenAI-Sprachmodell). Der konkret eingesetzte Modellname kann sich ändern.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der jeweils erforderlichen vertraglichen und datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.

Derzeit werden aus Smart-Voice-Telefonaten keine Daten automatisiert in das Website-Backend, Firebase oder Google Cloud Firestore übertragen. Es findet auch keine automatische E-Mail-Weiterleitung statt. Strukturierte Angaben aus der Post-Call-Analysis sind vorübergehend im Retell-Dashboard sichtbar. Für den eingesetzten Retell-Agenten ist eine Aufbewahrungsfrist von sieben Tagen eingestellt. Nach Ablauf dieser Frist wird die jeweilige Sitzung entsprechend der Retell-Konfiguration aus der regulären Sitzungshistorie und den abrufbaren Sitzungsdaten entfernt.

Hiervon unabhängig verarbeitet Twilio technische Telefonie- und Verbindungsdaten nach den für den Telekommunikationsdienst geltenden Bedingungen. Für diese technischen Daten wird in dieser Datenschutzerklärung keine pauschale Sieben-Tage-Frist zugesagt.

Es besteht derzeit keine eigene dauerhafte Voice-Lead-Datenbank. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt, soweit sie im Einzelfall entstehen.

Wir nutzen Stripe zur Zahlungsabwicklung. Bei Buchung kostenpflichtiger Leistungen können Daten an Stripe übermittelt werden.

Anbieter:

Zu den übermittelten Daten gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, gebuchtes Paket, Transaktionsdaten und weitere für die Zahlungsabwicklung erforderliche Informationen.

Zweck der Verarbeitung ist die Vertragsdurchführung und Zahlungsabwicklung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Stripe kann Daten auch eigenverantwortlich verarbeiten, zum Beispiel zur Sicherheit, Betrugsprävention, Zahlungsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Zahlungs- und Rechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe ergeben sich aus den Datenschutzinformationen von Stripe.

Diese Website kann technisch notwendige Cookies oder Local-Storage-Einträge verwenden, um Grundfunktionen der Website und des Dashboards bereitzustellen.

Dies kann insbesondere erforderlich sein für:

• Admin-Login
• Session-Verwaltung
• Sicherheit
• Formularfunktionen
• Chat-Sitzungen
• Speicherung einer Gesprächs-ID
• Vermeidung mehrfacher Zählung einer Konversation

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website und der Dienste. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 TDDDG.

Wir setzen derzeit keine externen Analyse- oder Marketing-Tracking-Tools wie Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Werbetracker ein.

Sollten solche Dienste zukünftig eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

Diese Website lädt keine externen Google Fonts von Google-Servern, sofern dies technisch nicht ausdrücklich anders umgesetzt ist. Schriftarten werden lokal oder über Systemschriften bereitgestellt. Dadurch findet beim bloßen Laden der Schriftarten keine Verbindung zu Google-Servern statt.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Daten aus Anfragen und Kontaktformularen werden gelöscht, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Vertrags- und Rechnungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Für Smart Voice 24/7 gilt getrennt: Bei Retell aufbewahrte Sitzungs-, Basis- und Post-Call-Daten werden nach sieben Tagen entsprechend der Retell-Konfiguration aus der regulären Sitzungshistorie und den abrufbaren Sitzungsdaten entfernt. Für technische Twilio-Verbindungsdaten wird keine konkrete Speicherfrist zugesagt; sie werden nach den für den Telekommunikationsdienst geltenden Bedingungen verarbeitet. Eine eigene automatisierte Speicherung von Voice-Daten in Firebase oder Google Cloud Firestore oder per E-Mail findet derzeit nicht statt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt, soweit sie im Einzelfall entstehen.

Chat- und Nutzungsdaten werden gespeichert, soweit dies für die Bereitstellung, technische Absicherung, Abrechnung, Fehleranalyse oder Vertragserfüllung erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

Wir setzen technische Dienstleister ein, insbesondere Hosting-, Datenbank-, Zahlungs- und Kommunikationsdienstleister. Dazu können insbesondere Cloudflare, Firebase/Google, Stripe und – je nach Konfiguration des jeweiligen Kundenbots – OpenAI gehören.

Der Einsatz erfolgt, soweit erforderlich, auf Grundlage geeigneter Verträge zur Auftragsverarbeitung oder sonstiger datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

Personenbezogene Daten können an technische Dienstleister übermittelt werden, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Verträgen, zur Zahlungsabwicklung oder zum Betrieb des Chatbots erforderlich ist.

Für Smart Voice 24/7 kommen als weitere technische Dienstleister insbesondere Retell AI (Gesprächsorchestrierung und Echtzeitverarbeitung), Twilio (Telefonie), ElevenLabs (Sprachausgabe) sowie OpenAI bzw. der jeweils konfigurierte KI-Modellanbieter (Antwortgenerierung) hinzu.

Nicht alle Anbieter erhalten sämtliche Daten. Personenbezogene Daten werden nur insoweit übermittelt, wie dies für die jeweilige technische Funktion erforderlich ist.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Einzelne der eingesetzten technischen Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten. Dies kann insbesondere die USA betreffen.

Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, geschieht dies, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien, von Standardvertragsklauseln oder eines anderen gesetzlich anerkannten Übermittlungsmechanismus. Ergänzend können zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen berücksichtigt werden.

Es wird keine pauschale Zusicherung abgegeben, dass jede Verarbeitung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union oder des EWR stattfindet.

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte können sich betroffene Personen über die im Impressum genannten Kontaktdaten oder per E-Mail an kontakt@smartchatservice24.com an uns wenden.

Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird widersprochen. Wir behalten uns rechtliche Schritte im Fall unverlangter Werbezusendungen vor.

Diese Website nutzt SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung ist daran erkennbar, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt. Dadurch können übermittelte Daten nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Version.

Kunden, die einen Chatbot von Smart Service Solution auf ihrer eigenen Website einsetzen, sollten ihre eigene Datenschutzerklärung ergänzen.

Dieser Textbaustein ist ein Muster und muss vom jeweiligen Kunden an die eigene Website, Konfiguration, Rechtsgrundlage, Dienstleister und Speicherdauer angepasst werden.

Mustertext: Auf dieser Website wird ein Chatbot von Smart Service Solution eingesetzt. Zweck des Chatbots ist die automatische Beantwortung von Anfragen, die Kontaktaufnahme und die strukturierte Erfassung von Kundenanfragen.

Dabei können insbesondere Chatnachrichten, technische Zugriffsdaten, Datum und Uhrzeit sowie freiwillig angegebene Kontaktdaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist je nach Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen und der Verbesserung des Kundenservice.

Der Chatbot kann je nach Konfiguration KI-Funktionen über OpenAI verwenden. Wenn der Kunde einen eigenen OpenAI-API-Schlüssel nutzt, ist der Kunde für die datenschutzrechtliche Einbindung verantwortlich.

Nutzer sollten keine sensiblen Daten, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten oder vertrauliche Informationen in den Chat eingeben, sofern dies nicht erforderlich ist.

Die Speicherdauer hängt vom Zweck der Anfrage ab. Reine Chatverläufe ohne weiterführende Anfrage werden regelmäßig nach kurzer Zeit gelöscht. Anfragen mit Kontakt- oder Vertragsbezug können länger gespeichert werden, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kunden, die eine KI-gestützte Telefonassistenz (Smart Voice 24/7) von Smart Service Solution einsetzen, sollten ihre eigene Datenschutzerklärung ergänzen. Dieser Textbaustein ist ein unverbindliches Muster und muss vom jeweiligen Kunden an seinen tatsächlichen Einsatz angepasst werden.

Mustertext: Unter der angegebenen Telefonnummer wird eine KI-gestützte Telefonassistenz von Smart Service Solution eingesetzt. Zweck ist die Annahme eingehender Anrufe sowie die strukturierte Erfassung telefonischer Anfragen.

Dabei können insbesondere die übermittelte Rufnummer, technische Verbindungsdaten, Name, Firma, Kontaktdaten, Anliegen, Rückruf- oder Terminwünsche sowie während des Gesprächs genannte Angaben verarbeitet werden.

Die Sprache wird während des Anrufs in Echtzeit technisch verarbeitet. Eine dauerhafte Audioaufzeichnung ist nicht aktiviert.

Technisch kommen insbesondere Retell AI, Twilio, ElevenLabs sowie OpenAI bzw. der jeweils konfigurierte KI-Modellanbieter zum Einsatz. Smart Service Solution handelt dabei grundsätzlich als technischer Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage ist je nach Einzelfall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Beim Sprachdienst Retell richtet sich die Aufbewahrung nach der jeweiligen Kundenkonfiguration; bei Twilio können getrennt technische Verbindungsdaten anfallen.

Anrufer sollten keine Zahlungs-, Zugangs- oder sonstigen hochsensiblen Daten nennen, sofern dies nicht erforderlich ist.

Der Kunde muss Inhalt, Konfiguration, Anbieter, Speicherfristen und Rechtsgrundlage an seinen tatsächlichen Einsatz anpassen. Branchen mit besonders sensiblen Daten, insbesondere Arztpraxen, benötigen eine gesonderte rechtliche und technische Anpassung; eine aktive Erhebung besonderer Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten ist nicht vorgesehen und würde eine eigene Rechtsgrundlage erfordern.

Hinweis (nicht Teil des Mustertextes): Der Kunde muss sicherstellen, dass Anrufer zu Beginn des Gesprächs transparent darüber informiert werden, dass sie mit einer KI-gestützten Telefonassistenz interagieren.